För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag på bästa sätt, ställs höga krav på att vi alltid agerar på ett ansvarsfullt sätt. Kravet på ett ansvarsfullt agerande förstärks också av vår monopolställning. Våra inköp och samarbeten ska präglas av affärsmässighet och vi ska vara en del av omställningen till en mer hållbar produktion och konsumtion i samhället. Vi missbrukar inte vår dominerande ställning och vi har strukturella garantier på plats för att säkerställa principerna om objektivitet, icke-diskriminering och transparens.
Vårt bemötande ska präglas av våra värderingar Omtänksam, Kunnig och Inspirerande.
Våra leverantörer och samarbetspartners ska alltid uppleva ett professionellt bemötande, gott samarbete och god dialog.
I den här policyn beskriver vi hur vi köper in alkoholdrycker samt tjänster och indirekt material (dvs för verksamheten supporterande produkter), etablerar butiker och samarbetar med andra vid partnerskap, medlemskap eller intressentrelationer som löper regelbundet över en längre tid.
Målsättning och principer
Inköp av alkoholdrycker
Systembolagets inköp av alkoholdrycker ska ske utifrån principerna om objektivitet, transparens och likabehandling. Våra inköpssätt ska vara effektiva och möjliggöra en hållbar affär för samtliga parter i leverantörskedjan. Genom vår storlek som inköpsaktör ska vi driva en hållbar utveckling och vara ett föredöme för andra.
Ett sortiment för alla
Systembolaget ska erbjuda ett sortiment av alkoholhaltiga drycker med bredd och djup och som är noga utvalt utifrån hållbarhet, kvalitet och kundernas efterfrågan. Vi ska erbjuda ett sortiment som upplevs som trendledande, aktuellt och träffsäkert även av de mer kunniga och intresserade. Vi ska erbjuda alkoholhaltiga drycker från olika ursprung i olika prisklasser, stilar och alkoholhalt, tillsammans med ett utbud av drycker som kan bidra till att minska alkoholens skadeverkningar i form av alkoholfria och lågalkoholhaltiga alternativ och mindre förpackningsstorlekar.
Kundernas efterfrågan
Vårt sortiment ska utgå från kundernas efterfrågan. Hänsyn ska tas till hur förändringar i dryckestrender och globala konsumtionsmönster påverkar kundernas efterfrågan av drycker. Våra inköpssätt ska säkerställa att vi köper bästa möjliga kvalitet utifrån smak, stil och pris.
Objektivitet, likabehandling och transparens
Vi ska alltid agera icke-diskriminerande, likabehandlande och vi ska inte missbruka vår dominerande ställning. Genom strukturella garantier säkerställer vi att vi agerar sakligt och opartiskt samt att beslut fattas på opartiska och affärsmässiga grunder genom att
- vi har en kvalitetssäkrad inköpsprocess där sensoriska krav är avgörande och där inköpsbeslut fattas i dualitet
- vi behandlar våra dryckesleverantörer lika och ger alla leverantörer lika möjligheter till tillträde till marknaden
- vi ger alla dryckesleverantörer skäliga villkor och möjligheter att konkurrera effektivt om plats i sortiment, oberoende av produkternas ursprung
- vi ger alla dryckesleverantörer tillgång till information samtidigt så att ingen dryckesleverantör får ett övertag över någon annan
- vi följer försäljningsvolym
- vi är öppna och tydliga med hur vi bygger vårt sortiment och hur vi köper in drycker så att dryckesleverantörerna förstår våra krav och vad som krävs för att uppfylla dessa.
- vi är transparenta och öppnar för insyn i hur vi bedriver vår verksamhet.
Höga krav på hållbarhet
Vi strävar efter ett sortiment som är producerat med hänsyn till både människor och miljö. Vi arbetar utifrån vetenskapsbaserade metoder och med ett långsiktigt förhållningssätt genom hela leverantörskedjan. Vi ska bedöma risker utifrån både sociala och miljömässiga perspektiv. Vi ska vägledas av våra riskbedömningar och ställa höga hållbarhetskrav. Vi fokuserar på
- spårbarhet i leverantörskedjan för att på ett effektivt och relevant sätt kunna arbeta med riskanalys, datainsamling och incidenthantering.
- mänskliga rättigheter och arbetsvillkor där vårt sätt att köpa in drycker ska minska risken för att mänskliga rättigheter kränks. Genom Systembolagets Allmänna inköpsvillkor och vår uppförandekod, amfori BSCI ställer vi krav på arbetsvillkor och mänskliga rättigheter.
- miljö, där vårt sätt att köpa in drycker ska minska miljöriskerna. Vår ambition är att faktisk producent och odlare, är miljöcertifierade och på så sätt hanterar miljöriskerna
- energi och klimat,
- biologisk mångfald och jordhälsa,
- konstgödsel och bekämpningsmedel,
- resurser och avfall,
- vattenhantering samt
- utsläpp till luft, mark och vatten
- förpackning, där materialval och utformning görs med största möjliga hänsyn till den miljö- och klimatpåverkan som förpackningen har under hela sin livstid. Det innefattar såväl primärförpackning och presentförpackning som sekundärförpackning.
Systembolagets ”Intern regel för inköp av dryck” tydliggör vår ambition och riktning framåt och ger Systembolaget, leverantörer och andra intressenter en övergripande bild över de krav och riktlinjer som gäller utifrån ett hållbarhetsperspektiv vid inköp av drycker till det fasta sortimentet.
Inköp av tjänster och indirekt material
Vid inköp av tjänster och indirekt material ska Systembolagets intressen tillvaratas utifrån ett totalkostnadsperspektiv samtidigt som konkurrens och utveckling på leverantörsmarknader ska stimuleras och tillvaratas. Inköp ska göras i konkurrens och inköpsprocessen ska användas vid Systembolagets upphandling/omförhandling/ förlängning av vara/tjänst/avtal. Rätt beslutsfattare ska involveras genom ett tvärfunktionellt samarbete. Alla inköpsbehov ska konkurrensutsättas regelbundet.
Det mest hållbara alternativet ur ett socialt, ekonomiskt och miljömässigt perspektiv ska i så hög utsträckning som möjligt väljas.
Det betyder att:
- våra avtal om inköp omfattar krav på att grundläggande principer för mänskliga rättigheter och arbetsvillkor ska respekteras,
- vi primärt väljer att arbeta med leverantörer som har ett aktivt hållbarhetsarbete,
- vi ställer relevanta och situationsanpassade hållbarhetskrav i våra upphandlingar med stöd av ” Intern regel för inköp av tjänster och indirekt material”.
Outsourcing är en affärsmässig överenskommelse för anlitande av ett annat företag för att utföra tjänster som tidigare utförts eller vanligtvis utförs av företagets egen personal. För att Systembolaget ska besluta om att en tjänst ska outsourcas behöver en eller fler av följande kriterier vara uppfyllda:
- vi uppnår en högre kvalitet genom den outsourcade tjänsten
- vi uppnår en lägre operationell kostnad
- vi i högre utsträckning kan fokusera på vår kärnverksamhet, dvs det som bidrar till kundnytta
- vi uppnår högre flexibilitet.
Partnerskap och medlemskap
För att leva upp till våra egna och omvärldens förväntningar samt för att säkerställa ett enhetligt och professionellt agerande väljer vi samarbetspartners med stor medvetenhet och omsorg.
Med partnerskap menar vi djupare form av samarbete genom partnerskapsavtal eller intressentrelationer som löper regelbundet över en längre tid.
Med medlemskap menar vi ingående i en förening som innebär någon form av utbyte (information/lärande, kunskap och erfarenhetsutbyte) mellan medlem och förening alternativt mellan olika medlemmar inom föreningen.
Grundläggande principer
Systembolaget ska endast ingå partnerskapsavtal och medlemskap med aktörer som följer nedanstående grundläggande principer. Aktörer som Systembolaget har en direkt samverkan med, d v s inte aktörer som våra intressenter i sin tur har i sina nätverk, ska
- dela Systembolagets grundläggande värderingar om demokratiska principer och allas lika värde
- agera ansvarsfullt och arbeta för att följa internationella riktlinjer om miljöhänsyn, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, anti-korruption och affärsetik
- arbeta för social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet
- ha goda organisatoriska förutsättningar med en verksamhet som bedrivs utifrån sunda finansiella och administrativa rutiner
- bedriva sin verksamhet enligt gällande lagar, förordningar, föreskrifter och myndighetsbeslut
- verka för en fruktsam samverkan mellan alla berörda parter.
Systembolaget ingår inte partnerskapsavtal eller medlemskap (och har inte heller andra avtalsmässiga relationer) med aktörer som
- är involverade i kränkningar av internationella normer och standarder gällande miljö, mänskliga rättigheter, arbete eller korruption
- har sin näring i vapen, tobak eller pornografi
- är involverade i oetisk, korrupt eller exploaterande verksamhet.
Inslag av finansiering
Gemensam eller ensidig finansiering av aktiviteter inom ramen för ett partnerskapsavtal, medlemskap eller intressentrelation som löper regelbundet över en längre tid kan endast förekomma i form av ersättning för en motprestation. Systembolaget ska då ha möjlighet att påverka såväl inriktning som utförande av motprestationen. En motprestation ska vara marknadsmässig, motsvara ersättningen som utges och vara förenlig med Systembolagets verksamhet och värdegrund.
Som en del av Systembolagets uppdrag finansierar Systembolaget följande verksamheter:
Alkoholforskning genom finansiering av eget forskningsråd ”Systembolagets alkoholforskningsråd” och en professur i Lund.
- Systembolaget delar årligen ut ett kunskapspris i alkoholforskning samt ett juniorstipendium och ett resestipendium för unga alkoholforskare.
- IQ-initiativet som drivs som ett helägt dotterbolag.
- Initiativet Barndom Utan Baksmälla som syftar till att färre barn ska fara illa av vuxnas alkoholkonsumtion.
Systembolaget medverkar inte till någon annan form av monetär sponsring av verksamhet, person eller organisation, oavsett ändamål. Med sponsring avses här direkt finansiering av en aktivitet eller verksamhet utan motprestation eller möjlighet att påverka inriktning eller utförande.
Etablering
Systembolagets butiksnät ska vara den huvudsakliga inköpskanalen för Systembolagets kunder. Butiksnätet ska balansera syftet att ”bidra till att minska alkoholens skadeverkningar” med rollen ”att med ansvar och bästa service sälja alkoholdrycker och ge kunskap om alkohol och hälsa till alla i Sverige”. Nyetablering av butiker ska ske i enlighet med nedanstående principer.
Antal butiker
Utgångspunkten för Systembolagets butiksnät är att det ska finnas en butik i varje kommun. Om antalet inköpsberättigade (dvs invånare över 20 år) är stort i en kommun kan ytterligare etableringar av butiker i kommunen övervägas. Analysen av inköpsberättigade ska göras enligt förutbestämda intervaller.
Vid bedömning av butiksbehovet i en kommun kan andra faktorer, utöver antalet inköpsberättigade, tas i beaktande. Exempel på sådana faktorer är:
- Turism- eller säsongsbefolkning
- Försäljningsindex dagligvaruhandel
- Avstånd till närmaste Systembolagsbutik
I varje enskilt fall ska Systembolagets uppdrag, möjlighet att tillhandahålla tillfredsställande service och ekonomiska förutsättningar beaktas.
Butiksplacering
Första butiken i varje kommun ska etableras i kommunens centralort och läget bestäms av lokala förutsättningar gällande tillgänglighet, infrastruktur, handelsmönster samt övrig service. Vid etablering av ytterligare butiker i en kommun prioriteras närhet till övrig detaljhandel och i synnerhet dagligvaror.
Butikslokal
Butikslokalen ska hyras.
Beslut om nyetablering, nedläggning och flytt av butik
Systembolagets styrelse beslutar om nyetablering och nedläggning av butik.
Försäljningsledningen beslutar om flytt av existerande butik till ny lokal.
Ansvar och uppföljning
Denna policy beslutas av Systembolagets styrelse.
Ansvar för Systembolagets implementering, riskbild och beslutade åtgärder ska ingå som en del av den löpande uppföljningen av respektive Verksamhetsområde. En årlig översyn av policyn görs till Etik- och hållbarhetsutskottet enligt fastställda instruktioner och rapporteringsrutiner samt till Revisionsutskottet.
Verksamhetsområde Sortiment och Varuförsörjning ansvarar för genomförande och uppföljning av policydel avseende ” Inköp av alkoholdrycker”.
Verksamhetsområde Affärssupport (Enhet för Indirekta inköp) ansvarar för genomförande och uppföljning av policydel avseende ”Inköp av tjänster och indirekt material”.
Verksamhetsområde Hållbarhet och Kommunikation ansvarar för genomförande och uppföljning av policydel avseende ”Partnerskap och medlemskap”.
Verksamhetsområde Försäljning (enheten Etablering) ansvarar för genomförande och uppföljning av policydel avseende ”Etablering”.
Årlig översyn
Systembolagets alla policyer revideras och beslutas årligen av styrelsen.
Kopplade styrande dokument
- Systembolagets Uppförandekod Kompassen (pdf)
- Policy för hållbar utveckling
- Policy för intern styrning och kontroll
- Policy för ansvarsfull digitalisering och informationshantering
- Intern regel för inköp av tjänster och indirekt material
- Intern regel för inköp av dryck
- Intern regel för arbete mot korruption och andra oegentligheter
- Intern regel för risk-, kris- och kontinuitetshantering
- Intern regel för partnerskap och medlemskap
- Intern regel avseende ombud
- Uppförandekoden för leverantörer amfori BSCI
- Systembolagets Allmänna Inköpsvillkor (dryck)
- Systembolagets Allmänna villkor för inköp av varor och tjänster
- Ekonomiska befogenheter Systembolaget
- Etableringsriktlinjer gränshandel